Geltungsbereich des ISO-Zertifikats: Was draufsteht, zählt – und was nicht

Es ist der Teil des Zertifikats, den fast niemand liest – bis er zum Problem wird. Ein bis drei Sätze, meist kursiv, unter dem Firmennamen: der Geltungsbereich. Er entscheidet darüber, was Ihr Zertifikat überhaupt aussagt. Und er ist der Grund, warum ein Unternehmen in einer Ausschreibung trotz gültigem Zertifikat leer ausgehen kann, warum ein neuer Standort plötzlich „nicht zertifiziert" ist und warum manche Zertifikate mehr versprechen, als das Audit je geprüft hat.

Wir erleben es in fast jedem Erstgespräch: Der Geltungsbereich wird als Formsache behandelt, die der Zertifizierer schon irgendwie ausfüllt. Das ist er nicht. Er ist die eigentliche Aussage des Zertifikats – alles andere ist Rahmen. Dieser Artikel erklärt, was der Geltungsbereich festlegt, welche drei Fragen ihn bestimmen, wo Sie Prozesse herausnehmen dürfen und wo nicht, und wie Sie ihn so formulieren, dass er im Audit hält und beim Kunden ankommt.

Was der Geltungsbereich festlegt – und was nicht

Ein ISO-9001-Zertifikat bescheinigt nicht, dass „die Firma zertifiziert ist". Es bescheinigt, dass ein Qualitätsmanagementsystem für bestimmte Tätigkeiten an bestimmten Standorten funktioniert. Genau diese Tätigkeiten und Standorte stehen im Geltungsbereich. Zwei Beispiele, wie er auf einem Zertifikat aussieht:

„Entwicklung, Fertigung und Vertrieb von Steuerungskomponenten für den Maschinenbau"

„Planung und Durchführung von IT-Dienstleistungen sowie Betrieb von Kundensystemen am Standort Kassel"

Was drinsteht, wurde auditiert und ist zertifiziert. Was nicht drinsteht, ist es nicht – auch wenn es dasselbe Unternehmen, dieselbe Geschäftsführung und dasselbe Logo ist. Der Vertrieb in Hamburg, die neue Sparte Gebäudetechnik, das Schwesterunternehmen mit ähnlichem Namen: alles außerhalb, solange es nicht ausdrücklich benannt ist.

Dabei gibt es zwei Geltungsbereiche, die oft durcheinandergeraten:

• Der Anwendungsbereich Ihres QM-Systems. Den legen Sie selbst fest. Die Norm verlangt ihn als dokumentierte Information (Kapitel 4.3) und erwartet, dass Sie dabei Ihre Produkte und Dienstleistungen, Ihr Umfeld und die Erwartungen Ihrer Kunden berücksichtigen.
• Der Geltungsbereich auf dem Zertifikat. Den legt die Zertifizierungsstelle fest – auf Basis Ihres Anwendungsbereichs und dessen, was im Audit tatsächlich geprüft wurde. Er kann kleiner sein als Ihr Anwendungsbereich, nie größer.

Der zweite Punkt ist der, an dem seriöse Zertifizierer erkennbar sind: Wir schreiben nichts auf ein Zertifikat, was wir nicht gesehen haben. Wenn Ihr Anwendungsbereich „Entwicklung" nennt, aber im Audit kein einziges Entwicklungsprojekt vorgelegt werden konnte, steht „Entwicklung" nicht auf dem Zertifikat. Nicht aus Kleinlichkeit, sondern weil ein Zertifikat sonst genau das behauptet, was es nicht belegen kann.

Die drei Fragen, die den Geltungsbereich bestimmen

Ein guter Geltungsbereich beantwortet drei Fragen in einem oder zwei Sätzen. Wer sie vorab sauber beantwortet, spart sich Diskussionen im Audit und Rückfragen von Kunden.

1. Was tun Sie? – Die Tätigkeiten

Nicht die Branche, nicht die Vision, sondern die konkreten Leistungen, die bei Ihren Kunden ankommen. Der Test: Ein Einkäufer, der Ihr Zertifikat liest, muss ohne weitere Erklärung verstehen, ob die Leistung, die er bei Ihnen kauft, zertifiziert ist. „Metallverarbeitung" fällt durch. „Lohnfertigung von Dreh- und Frästeilen nach Kundenzeichnung" besteht.

Typische Bausteine sind Verben: Entwicklung, Herstellung, Montage, Vertrieb, Instandhaltung, Beratung, Planung, Durchführung, Handel. Was Sie davon wirklich tun, gehört hinein. Was Sie zukaufen, gehört als Ihre Leistung nur dann hinein, wenn Sie es steuern und verantworten – dazu gleich mehr.

2. Für wen oder wofür? – Die Produkte und Kunden

Die Tätigkeit allein reicht oft nicht. „Montage" von was? „Beratung" wozu? Ein Zusatz wie „von Aufzugsanlagen", „im Bereich Arbeitssicherheit" oder „für die Lebensmittelindustrie" macht den Satz eindeutig. Vorsicht in die andere Richtung: Wer sein Portfolio bis ins letzte Produkt aufzählt, hat bei jeder neuen Produktlinie ein Zertifikat, das nicht mehr passt.

3. Wo? – Die Standorte

Jeder Standort, an dem zertifizierte Tätigkeiten stattfinden, muss auf dem Zertifikat stehen – als Adresse oder in einer Anlage. Das gilt auch für den kleinen Vertriebsstandort, das Außenlager und das Büro, in dem die Planung sitzt. Ein Standort, der nicht auf dem Zertifikat steht, wurde entweder nicht auditiert oder ist nicht Teil des Systems. In beiden Fällen dürfen Sie für ihn nicht mit dem Zertifikat werben.

Wer mehrere gleichartige Standorte hat, kann sie als Verbund zertifizieren lassen. Dann wird nicht jeder Standort jedes Jahr besucht, sondern eine Stichprobe – vorausgesetzt, die Zentrale steuert alle Standorte nach demselben System und hat sie alle intern auditiert. Das spart Auditzeit, verlangt aber ein wirklich einheitliches System. Zwei Standorte mit zwei verschiedenen Arbeitsweisen sind kein Verbund, sondern zwei Zertifizierungen.

Was Sie herausnehmen dürfen – und was nicht

Hier entstehen die meisten Missverständnisse. Die alte Norm sprach von „Ausschlüssen", die aktuelle ISO 9001:2015 von „Nichtanwendbarkeit". Das ist mehr als ein neues Wort: Sie dürfen eine Anforderung nur dann als nicht anwendbar erklären, wenn das Ihre Fähigkeit, konforme Produkte und Dienstleistungen zu liefern, nicht beeinträchtigt – und Sie müssen es begründen.

Was in der Praxis funktioniert:

• Entwicklung (Kapitel 8.3) – wenn Sie ausschließlich nach Kundenvorgaben arbeiten und tatsächlich nichts entwickeln. Der Lohnfertiger, der nach Zeichnung fräst, kann Entwicklung begründet als nicht anwendbar erklären. Das Ingenieurbüro, das die Zeichnung erstellt, nicht.
• Kundeneigentum (Kapitel 8.5.3) – wenn Sie nie Material, Daten oder Gegenstände Ihrer Kunden in der Hand haben. Das ist seltener, als viele denken: Kundenzeichnungen, Bauteile zur Bearbeitung, Zugangsdaten zu Kundensystemen sind alles Kundeneigentum.
• Überwachungs- und Messmittel (Kapitel 7.1.5.2) – die Kalibrierpflicht entfällt nur, wenn Sie keine Messungen durchführen, von deren Ergebnis die Konformität abhängt. Ein reiner Dienstleister kann das begründen, ein Fertigungsbetrieb praktisch nie.

Was nicht funktioniert:

• Einen Prozess auslagern und damit herausdefinieren. Wer die Fertigung an einen Lohnfertiger vergibt, den Versand an einen Logistiker und die Kalibrierung an ein Labor, ist diese Prozesse nicht los. Die Norm verlangt, dass Sie extern bereitgestellte Prozesse steuern (Kapitel 8.4). Sie müssen den Lieferanten auswählen, bewerten und das Ergebnis prüfen – und genau das wird im Audit angeschaut.
• Einen unbequemen Bereich weglassen. „Die Konstruktion nehmen wir raus, da ist es gerade unordentlich" ist keine Begründung. Wenn die Konstruktion Teil Ihrer Leistung ist, gehört sie in den Geltungsbereich – oder Sie müssen Kunden und Auditor erklären, warum Ihr Kernprozess nicht zertifiziert ist.
• Ganze Normkapitel pauschal. Führung, Planung, Bewertung, Verbesserung – die Kapitel 4 bis 7 und 9 bis 10 gelten immer und für jedes Unternehmen. Nichtanwendbarkeit gibt es nur für einzelne Anforderungen aus Kapitel 8, dem operativen Teil.

Die Faustregel: Nicht anwendbar ist, was in Ihrem Geschäft tatsächlich nicht vorkommt. Was vorkommt, aber unangenehm ist, ist anwendbar.

Zu eng, zu weit – und was beides kostet

Ein Geltungsbereich kann in zwei Richtungen danebenliegen, und beide kommen regelmäßig vor.

Zu eng ist er, wenn er weniger abdeckt, als Ihre Kunden von Ihnen kaufen. Das passiert bei wachsenden Unternehmen fast automatisch: Zertifiziert wurde vor drei Jahren die Fertigung, inzwischen gibt es Montage vor Ort, Servicetechniker und einen zweiten Standort. Das Zertifikat kennt davon nichts. Der Schaden zeigt sich im ungünstigsten Moment – wenn ein Auftraggeber in der Ausschreibung „ISO 9001 für die angebotene Leistung" verlangt und die angebotene Leistung eben nicht drinsteht.

Zu weit ist er, wenn er Dinge nennt, die Sie nicht oder noch nicht tun. „Entwicklung" auf dem Zertifikat, weil es gut klingt, obwohl es nur Kundenvorgaben gibt. „Herstellung", obwohl alles zugekauft wird. Das fliegt im Audit auf, weil der Auditor zu jeder Tätigkeit Nachweise sehen will – und wenn es keine gibt, wird der Geltungsbereich beschnitten. Manchmal fliegt es beim Kunden auf, was schlimmer ist.

Beides hat einen gemeinsamen Ursprung: Der Geltungsbereich wurde einmal formuliert und dann nie wieder angefasst. Dabei ist er ein lebendes Dokument. Der richtige Zeitpunkt, ihn zu prüfen, ist jedes Jahr vor dem Überwachungsaudit – mit einer simplen Frage: Beschreibt der Satz auf dem Zertifikat noch das, was wir heute tun, und dort, wo wir es tun?

Wenn sich etwas ändert: Erweiterung während der Laufzeit

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht drei Jahre warten, bis der Geltungsbereich wieder passt. Eine Erweiterung ist jederzeit möglich – Sie müssen sie nur anstoßen.

• Neue Tätigkeit (etwa Service zusätzlich zur Fertigung): Sie melden es der Zertifizierungsstelle, und die neue Tätigkeit wird im nächsten Überwachungsaudit mitgeprüft, in der Regel mit etwas zusätzlicher Auditzeit. Danach wird das Zertifikat neu ausgestellt. Bis dahin ist die neue Tätigkeit nicht zertifiziert – und wird auch nicht so beworben.
• Neuer Standort: Der Standort wird auditiert, entweder im Rahmen des nächsten regulären Audits oder als eigenes Erweiterungsaudit, wenn es eilt. Ohne Besuch oder zumindest Fernaudit kommt kein Standort auf ein Zertifikat.
• Wegfall eines Bereichs oder Standorts: Das ist einfach – die Zertifizierungsstelle erfährt es, das Zertifikat wird angepasst, fertig. Wichtig ist nur, die eigene Werbung im selben Zug zu bereinigen.

Worauf Sie achten sollten: Änderungen zeitnah melden, nicht erst, wenn der Auditor davor steht. Das ist nicht nur eine Vertragspflicht gegenüber der Zertifizierungsstelle. Es verhindert vor allem die Situation, dass Sie ein halbes Jahr lang mit einem Zertifikat werben, das Ihre wichtigste neue Leistung nicht abdeckt.

Der Geltungsbereich in fünf Minuten geprüft

Nehmen Sie Ihr Zertifikat, Ihre Website und Ihr letztes Angebot nebeneinander und beantworten Sie fünf Fragen:

1. Deckt der Satz auf dem Zertifikat alles ab, was Sie Ihren Kunden verkaufen? Wenn im Angebot Leistungen stehen, die im Geltungsbereich fehlen: Erweiterung anstoßen.
2. Steht jeder Standort auf dem Zertifikat, an dem diese Leistungen erbracht werden? Außenlager, Servicebüro, Homeoffice-Team mit eigener Adresse – alles zählt.
3. Gibt es Begriffe im Geltungsbereich, zu denen Sie im Audit nichts vorlegen könnten? „Entwicklung" ohne Entwicklungsprojekt, „Herstellung" ohne eigene Fertigung: streichen oder mit Leben füllen.
4. Sind Ihre Nichtanwendbarkeiten schriftlich begründet? Ein Satz je Anforderung genügt. „Wir entwickeln nicht, da sämtliche Produkte nach Kundenzeichnung gefertigt werden" ist eine Begründung. „Nicht relevant" ist keine.
5. Behandeln Sie ausgelagerte Prozesse als gesteuert – oder als verschwunden? Wenn Fertigung, Kalibrierung oder Versand extern laufen: Gibt es eine Lieferantenbewertung und eine Eingangsprüfung dafür?

Wer alle fünf mit Ja beantwortet, hat einen Geltungsbereich, der im Audit hält und in der Ausschreibung trägt. Wer bei einer Frage ins Stocken kommt, weiß jetzt, was vor dem nächsten Überwachungsaudit auf die Liste gehört.

Fazit: Der Satz, den Ihr Kunde wirklich liest

Ein Einkäufer, der Ihr Zertifikat prüft, schaut auf drei Dinge: Ist es gültig, wer hat es ausgestellt, und steht meine Leistung drin. Die ersten beiden sind in dreißig Sekunden geklärt. Die dritte entscheidet der Geltungsbereich – und zwar allein.

Deshalb lohnt es sich, diese ein bis drei Sätze so ernst zu nehmen wie den Rest des Systems. Präzise genug, dass klar ist, was geprüft wurde. Weit genug, dass sie das ganze Geschäft abdecken. Und ehrlich genug, dass zu jedem Wort ein Nachweis existiert. Ein Zertifikat, dessen Geltungsbereich das schafft, muss niemand erklären. Es spricht für sich.

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Sie sind unsicher, ob Ihr Geltungsbereich noch zu Ihrem Geschäft passt, oder Sie formulieren ihn gerade zum ersten Mal? Schicken Sie uns den Satz – wir sagen Ihnen im kostenlosen Erstgespräch ehrlich, ob er im Audit hält und was Ihre Kunden darin lesen.