Verfahren
Beschwerden und Einsprüche
Jede Feststellung und jede Entscheidung von Sertiva können Sie förmlich beanstanden. Das Verfahren ist kostenfrei.
Beschwerde oder Einspruch?
Beschwerde
Sie sind mit der Arbeitsweise von Sertiva unzufrieden – etwa mit dem Verhalten eines Auditors, der Terminplanung, der Kommunikation oder der Abwicklung. Auch Dritte können eine Beschwerde einreichen, zum Beispiel über ein von uns zertifiziertes Unternehmen.
Einspruch
Sie sind mit einer Entscheidung von Sertiva nicht einverstanden – etwa mit einer Auditfeststellung, einer Abweichung, der Verweigerung, Aussetzung oder dem Entzug eines Zertifikats.
So reichen Sie ein
Formlos per E-Mail an beschwerde@sertiva.de oder schriftlich an unsere im Impressum genannte Anschrift. Ein Formular ist nicht erforderlich.
Was Ihre Einreichung enthalten sollte
Ihr Unternehmen und eine Kontaktmöglichkeit
Worauf sich die Beschwerde oder der Einspruch bezieht (Auditdatum, Zertifikatsnummer oder Vorgang)
Eine Beschreibung des Sachverhalts
Bei Einsprüchen: die Entscheidung, gegen die Sie sich wenden, und Ihre Begründung
Einsprüche gegen eine Zertifizierungsentscheidung reichen Sie bitte innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Entscheidung ein.
Der Ablauf
Eingangsbestätigung
innerhalb von 5 WerktagenSie erhalten eine schriftliche Bestätigung mit einem Vorgangszeichen und dem Namen der zuständigen Ansprechperson.
Zulässigkeitsprüfung
innerhalb von 10 WerktagenWir prüfen, ob der Vorgang in unseren Zuständigkeitsbereich fällt, und teilen Ihnen das Ergebnis mit. Bei Unzuständigkeit begründen wir das.
Sachverhaltsermittlung
i. d. R. innerhalb von 4 WochenWir ermitteln den Sachverhalt und holen Stellungnahmen ein. Die Bearbeitung erfolgt durch Personen, die an dem beanstandeten Vorgang nicht beteiligt waren. Bei Einsprüchen gegen eine Zertifizierungsentscheidung wird der Unparteilichkeitsausschuss beteiligt.
Entscheidung und Mitteilung
innerhalb von 6 Wochen nach EingangSie erhalten eine schriftliche, begründete Entscheidung. Wenn wir die Frist nicht halten können, informieren wir Sie vorab über den Grund und den neuen Zeitrahmen.
Abschluss und Korrekturmaßnahmen
Ist die Beschwerde berechtigt, leiten wir Korrekturmaßnahmen ein und informieren Sie über deren Umsetzung.
Unsere Grundsätze bei der Bearbeitung
Unabhängigkeit: Über Ihre Beschwerde entscheidet niemand, der an dem beanstandeten Vorgang beteiligt war.
Kostenfreiheit: Für die Bearbeitung entstehen Ihnen keine Kosten.
Vertraulichkeit: Wir behandeln Ihre Angaben vertraulich. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung oder wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind.
Keine Benachteiligung: Eine Beschwerde wirkt sich nicht nachteilig auf Ihre laufende oder künftige Zertifizierung aus.
Nachvollziehbarkeit: Alle Beschwerden und Einsprüche werden dokumentiert und für die Dauer eines Zertifizierungszyklus aufbewahrt.
Wenn Sie mit der Entscheidung nicht einverstanden sind
Bleiben Sie nach unserer Entscheidung unzufrieden, können Sie eine Überprüfung durch den Unparteilichkeitsausschuss verlangen. Dessen Bewertung erhalten Sie schriftlich. Der Rechtsweg bleibt davon unberührt.
Mehr zum UnparteilichkeitsausschussBeschwerden über zertifizierte Unternehmen
Wenn Sie den Eindruck haben, dass ein von uns zertifiziertes Unternehmen die Anforderungen der Norm nicht erfüllt, können Sie uns das melden. Wir gehen solchen Hinweisen nach und beziehen sie in das nächste Überwachungsaudit ein. Bei schwerwiegenden Feststellungen können wir ein Zertifikat aussetzen oder entziehen.
Fragen zum Verfahren? Schreiben Sie uns: beschwerde@sertiva.de